27-01 Einstellung des Belegscanners

Die Aktivierung oder Deaktivierung des Belegscanners wird unter den Benutzerberechtigungen in den auszuwählenden Gruppen eingestellt. In den Benutzerberechtigungen unter den Gruppen wird dies bei den Berechtigungen unter dem Punkt "Allgemein" angeboten.

Ist diese Einstellung aktiv, wird der Belegscanner unter dem Reiter "Start" als Schaltfläche angezeigt und kann darüber gestartet werden.

In der Anwendung werden über "Einstellungen" nun der Quellpfad 1, bei Bedarf ein zweiter Quellpfad, der Dokument-Quellpfad vor OCR und ein Ablagepfad hinterlegt. Bei Nutzung eines Scanners muss dieser Belege in den Quellpfad speichern, damit die eingescannten Belege dann automatisch im Modul Belegscanner verfügbar sind. Zudem kann eine Rundung für Beträge angegeben werden, die auch aus der Artikelverwaltung bekannt ist. Über eine Auswahlbox kann eingestellt werden, ob eine Memo-Warnung von einer Adresse angezeigt werden soll oder nicht. Über das Eingabefeld für die Auflösung kann festgelegt werden, mit welcher Auflösung die Texterkennung bzw. QR-Code-Erkennung ausgeführt wird. Idealerweise soll diese gleich sein, wie die Auflösung mit der gescannt wird. (tieferer Wert = schneller Scan, höherer Wert = langsamer Scan). Es wird ein Wert zwischen 130 und 200 dpi empfohlen. Die Fibu-Belegablage wird nach Buchungsperioden abgelegt. Soll die Belegablage pro Kalenderjahr anstatt nach Buchungsperiode abgelegt werden, kann dies über die Auswahlbox eingestellt werden. Das Aktivieren der Auswahlbox "Dateinamen in Belegnummer übernehmen" erwirkt die Erstellung des Dateinamens wie in blue office® üblich (Bsp. Eingangsrechnung = E.2023020456). Der so erzeugte Beleg wird dem blue office® Beleg angefügt und führt somit die Belegnummer als Dateiname. Die Funktion "Prüfen ob Eingangsrechnung bereits eingelesen wurde" ermöglicht eine rückwirkende Prüfung auf Eingangsrechnungen. Die Anzahl der rückwirkend zu prüfenden Tage ist einstellbar. Zudem können Adressen hinzugefügt werden, bei denen keine rückwirkenden Prüfungen stattfinden sollen.

Belege, die im Quellpfad gescannt oder darin abgelegt werden, sind nun im Belegscanner sichtbar und können verarbeitet werden. Sowohl der Quellpfad als auch der Ablagepfad kann je Windows-Benutzer und pro Mandant gesetzt werden, so dass Belege bei der Nutzung mehrerer Mandanten eindeutig zugeordnet sind. Die Einstellungen im Allgemeinen gelten für den Mandanten, in dem Sie erstellt wurden.